Strona główna Biznes i Finanse Jak utrzymać porządek w dokumentacji finansowej firmy?

Jak utrzymać porządek w dokumentacji finansowej firmy?

Każda firma zobowiązana jest prowadzić księgowość (pełną bądź uproszczoną), a także rozliczać się z organami podatkowymi. To sprawia, że co miesiąc przez przedsiębiorstwo przetacza się duża ilość dokumentów, które należy nie tylko przeanalizować, ale również zarchiwizować. Oto sposoby, dzięki którym w łatwy sposób można utrzymać porządek w dokumentacji finansowej firmy.

Właściwy obieg dokumentów

Dokument, który trafi do firmy, nie może ulec przypadkowemu zniszczeniu bądź zgubieniu. Dlatego też należy zadbać o jego prawidłowy obieg. Dobrze, jeśli firma posiada program, dzięki któremu kontrola obiegu dokumentów w firmie nie sprawia większych problemów. Dobry program do fakturowania również pozwala utrzymać większy porządek w papierach, ponieważ dokumenty wystawiane są elektronicznie, dzięki czemu zawsze w razie potrzeby można do nich wrócić. Program do fakturowania pozwala na czas wystawić dokument sprzedaży kontrahentowi. Warto mieć na uwadze, że nad prawidłowym obiegiem dokumentów w firmie, która nie dysponuje dedykowanym programem, powinna czuwać jedna osoba. Pozwoli to skupić pełną odpowiedzialność w jej rękach.

Terminowa archiwizacja

Dokument, który zakończy już swój obieg w firmie, powinien zostać niezwłocznie zarchiwizowany. W tym celu należy przygotować segregatory, które zostaną podzielone na lata bądź działami, tak aby zachować możliwie najlepszą chronologię. Ważne, aby przechowywać dokumentację tak długo, jak nakazuje to prawo. Zbyt wczesne pozbycie się jej może być problematyczne w przypadku kontroli organów skarbowych, niemniej jednak zbyt długie przechowywanie generuje dodatkowe koszty. W większości przypadków dokumentacja finansowa musi być przechowywana przez 5 lat, lecz zawsze warto sprawdzić, kiedy dokładnie można pozbyć się konkretnego dokumentu. Co istotne, archiwizacją powinny zajmować się osoby, które będą w razie potrzeby ponownie korzystać z dokumentów. Najczęściej obowiązek ten spada na księgowych bądź osoby zatrudnione w dziale finansowym.

Bez zbędnych dodatków

Utrzymanie porządku w dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza jeśli mowa o dużych, dobrze prosperujących firmach, w których nawet ilość faktur może sięgać kilkuset miesięcznie. Dobrze więc przechowywać tylko te dokumenty, które rzeczywiście są wartościowe. Czasami bowiem pracownicy innych działów dostarczają dodatkową dokumentację, która okazuje się być księgowym całkowicie zbędna. Jeśli nie ma ona żadnej wartości dla kwestii finansowych, to nie warto jej archiwizować. Bardzo ważne jest prawidłowe opisywanie dokumentów, a także segregatorów, w których są one przechowywane. Dzięki temu bez większego problem można odnaleźć brakujący dokument nawet po kilku latach, sięgając do odpowiedniego segregatora.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here

polecamy

Jaki prezent kupić dla gracza? Co kupić komuś kto uwielbia gry?

Nie każdy jest świadomy, jak ogromny i ważny jest rynek gier komputerowych. Na przykład, często słyszy się o sumach przeznaczanych na wielkie produkcje filmowe,...

Poznaj nowoczesne sposoby sprzedaży prądu

Tradycyjne metody sprzedaży energii elektrycznej nadal są praktykowane, ale większość z nas wybiera nowoczesne formy – jak doładowanie Energa. To gwarancja komfortu, niezależności oraz...

Co to jest alias pocztowy?

Alias to inna nazwa, którą można się posługiwać do identyfikacji tych samych obiektów lub ludzi. Współcześnie alias znajduje również zastosowanie w innowacyjnych usługach pocztowych...

Samsung Galaxy Watch5 Pro – zawsze o czasie!

Zegarki sportowe nie zawsze dotrzymują kroku swoim użytkownikom, ale Samsung Galaxy Watch5 Pro nie tylko nadąży za Twoim tempem, ale również wskaże drogę, gdy...

Low code — pisz aplikacje, a nie zbędny kod!

Wielu specjalistów z branży IT uważa, że nowoczesne technologie budowania aplikacji low code będą stanowiły ponad 50% rynku IT jeszcze przed 2024 rokiem. Chcesz...

Totem zewnętrzny sprawdzi się w reklamie Twojej firmy

Wielu z czytelników z pewnością przyzna nam rację, że w obecnych czasach do nowych klientów, których to zainteresować można by oferowanymi usługami bądź też...

Zacznij poszukiwania zaufanego dostawcy materiałów do biura

Pracujesz na stanowisku recepcjonisty, a może office managera? Odpowiadasz za wyposażenie biura? Szukasz wartościowych kontaktów do firmy, które usprawnią jej działanie? Jeżeli choć na...

Jakie akcesoria komputerowe warto kupić?

Oferta akcesoriów komputerowych jest bardzo szeroka. Wybór zależy głównie od potrzeb użytkownika – miłośnik gier komputerowych potrzebuje innego zestawu narzędzi niż profesjonalny grafik. Akcesoria...

Najważniejsze zalety systemu Gratyfikant GT

Działy kadr i płac w firmach bardzo często korzystają z nowoczesnych systemów. Mają one za zadanie usprawniać oraz ułatwiać codzienne zadania. Firmy bardzo chętnie...

Jak agencja marketingowa może pomóc w biznesie?

Planowanie i koordynacja działań promocyjnych jest czasochłonna i wymaga wielu umiejętności aby przynosiła oczekiwane korzyści. Prowadząc własną firmę obsługiwanie wszystkich działań samodzielnie jest trudnym...