Każda firma zobowiązana jest prowadzić księgowość (pełną bądź uproszczoną), a także rozliczać się z organami podatkowymi. To sprawia, że co miesiąc przez przedsiębiorstwo przetacza się duża ilość dokumentów, które należy nie tylko przeanalizować, ale również zarchiwizować. Oto sposoby, dzięki którym w łatwy sposób można utrzymać porządek w dokumentacji finansowej firmy.
Właściwy obieg dokumentów
Dokument, który trafi do firmy, nie może ulec przypadkowemu zniszczeniu bądź zgubieniu. Dlatego też należy zadbać o jego prawidłowy obieg. Dobrze, jeśli firma posiada program, dzięki któremu kontrola obiegu dokumentów w firmie nie sprawia większych problemów. Dobry program do fakturowania również pozwala utrzymać większy porządek w papierach, ponieważ dokumenty wystawiane są elektronicznie, dzięki czemu zawsze w razie potrzeby można do nich wrócić. Program do fakturowania pozwala na czas wystawić dokument sprzedaży kontrahentowi. Warto mieć na uwadze, że nad prawidłowym obiegiem dokumentów w firmie, która nie dysponuje dedykowanym programem, powinna czuwać jedna osoba. Pozwoli to skupić pełną odpowiedzialność w jej rękach.
Terminowa archiwizacja
Dokument, który zakończy już swój obieg w firmie, powinien zostać niezwłocznie zarchiwizowany. W tym celu należy przygotować segregatory, które zostaną podzielone na lata bądź działami, tak aby zachować możliwie najlepszą chronologię. Ważne, aby przechowywać dokumentację tak długo, jak nakazuje to prawo. Zbyt wczesne pozbycie się jej może być problematyczne w przypadku kontroli organów skarbowych, niemniej jednak zbyt długie przechowywanie generuje dodatkowe koszty. W większości przypadków dokumentacja finansowa musi być przechowywana przez 5 lat, lecz zawsze warto sprawdzić, kiedy dokładnie można pozbyć się konkretnego dokumentu. Co istotne, archiwizacją powinny zajmować się osoby, które będą w razie potrzeby ponownie korzystać z dokumentów. Najczęściej obowiązek ten spada na księgowych bądź osoby zatrudnione w dziale finansowym.
Bez zbędnych dodatków
Utrzymanie porządku w dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa nie jest łatwym zadaniem, zwłaszcza jeśli mowa o dużych, dobrze prosperujących firmach, w których nawet ilość faktur może sięgać kilkuset miesięcznie. Dobrze więc przechowywać tylko te dokumenty, które rzeczywiście są wartościowe. Czasami bowiem pracownicy innych działów dostarczają dodatkową dokumentację, która okazuje się być księgowym całkowicie zbędna. Jeśli nie ma ona żadnej wartości dla kwestii finansowych, to nie warto jej archiwizować. Bardzo ważne jest prawidłowe opisywanie dokumentów, a także segregatorów, w których są one przechowywane. Dzięki temu bez większego problem można odnaleźć brakujący dokument nawet po kilku latach, sięgając do odpowiedniego segregatora.
